Записи должны быть защищены от потери, уничтожения, фальсификации, несанкционированного доступа и разглашения в соответствии с правовыми, регулятивными, договорными и бизнес-требованиями.

При принятии решения о защите определенных документов организации следует учитывать то, как они классифицированы по схеме организации. Записи должны быть разделены на типы, например бухгалтерские счета, записи баз данных, журналы транзакций, журналы событий и эксплуатационные процедуры. Для каждого из типов должен быть определен период хранения и допустимый носитель, например бумага, микрофиша, магнитная лента, оптические диски. Все криптографические ключи и программы, имеющие отношение к зашифрованным архивам или цифровым подписям (раздел 10), также должны сохраняться, чтобы обеспечить возможность расшифровывания записей во время их хранения.

Следует учитывать возможность порчи носителей, используемых для хранения записей. Процедуры их хранения и обработки должны осуществляться в соответствии с рекомендациями производителя.

Там, где выбираются электронные носители данных, должны быть установлены процедуры, обеспечивающие возможность доступа к данным (читаемость носителей и формата данных) в течение срока их хранения с целью защиты от потери в результате будущих изменений технологии.

Системы хранения данных следует выбирать таким образом, чтобы требуемые данные могли быть извлечены в приемлемые сроки и в приемлемом формате в зависимости от применимых требований.

Система хранения и обработки должна обеспечивать четкую идентификацию записей, а также период их хранения, установленный соответствующими национальными или региональными законами и нормами. Необходимо, чтобы эта система предоставляла возможность уничтожения документов после того, как у организации отпадет потребность в их хранении.

Для достижения целей защиты записей в организации должны быть предприняты следующие шаги:

Может потребоваться обеспечение надежного хранения некоторых записей для соответствия законодательным, нормативным или договорным требованиям, а также для обеспечения основных видов деятельности бизнеса организации. Примерами являются записи, которые могут потребоваться в качестве доказательства того, что организация ведет деятельность в соответствии с законодательными и нормативными документами, для обеспечения защиты от потенциального гражданского или уголовного преследования, или для подтверждения финансового состояния организации акционерам, аудиторам и внешним сторонам. Национальное законодательство или нормативные акты могут устанавливать периоды времени и содержание данных для сохранения.

Дополнительную информацию о менеджменте записей организации можно найти в ИСО 15489-1 [5].