Опросы и Заявки

Тип опроса "Актуализация активов"
Цель опроса - заполнить/изменить поля существующих активов, актуализировать карточку актива.
В данном типе предусмотрен режим модерации – он требует от актива указанного в поле "Ответственный за модерацию" подтвердить/проверить правильность выполнения опроса. Включить режим модерации, можно нажав на переключатель «Требуется модерация». После включения появится дополнительное поле «Ответственный за модерацию», в нем необходимо выбрать ответственное лицо.

При выборе данного типа опроса форма будет дополнительно содержать следующие чек боксы:

В карточке интервью для опроса "Актуализация активов" добавляется блок "Созданные активы" который содержит перечень созданных активов.

Цель данного опроса создание активов в нужном типе активов. В поле «Цели» выбирается тип актива, который будет отображен по-умолчанию в модальном окне создания актива.

 
При выборе данного типа опроса форма будет дополнительно содержать следующие чек боксы:

При выборе данного типа опроса, форма будет содержать выбранный нами целевой тип актива, но при необходимости тип актива можно изменить при прохождении опроса, далее заполняем нужные поля, и жмем кнопку "создать актив".

В карточке интервью для опроса "Создание актива" добавляется блок "Цели" который содержит перечень активов для актуализации.

Тип опроса "Актуализация областей"
Цель данного опроса заполнить/изменить поля существующих активов, актуализировать карточки активов принадлежащих конкретной области, создавать и изменять риски и защитные меры данной области. В данном типе опроса предусмотрен режим витрины – в данном режиме опрос доступен только для просмотра и работы с заметками, для включения необходимо переключить ползунок Режим витрины в положение Да.

При выборе цели автоматически в поле Участники подставляется ответственный за область - актив указанный в поле Ответственный в карточке области. 

При выборе данного типа опроса форма будет дополнительно содержать следующие чек боксы:

В карточке интервью для опроса "Актуализация областей" добавляется блок "Области" который содержит перечень созданных областей, с указанием их группы и ответственного. 

Тип опроса "Обратная связь"
Цель данного опроса получение обратной связи в произвольной форме от актива указанного в поле Участник. Участник опроса должен предоставить обратную связь в поле Комментарий и прикрепить файл при необходимости. Значения поля Комментарий указывается в таблице Участники в столбце Статус в карточке интервью.

Целью данного опроса является отправка участнику опроса карточки актива для ознакомления участника с информацией о целевом активе. Участник опроса может предоставить обратную связь в поле Комментарий и прикрепить файл при необходимости.  Значения поля Комментарий указывается в таблице Участники в столбце Статус в карточке интервью.

Тип опроса "Оценка соответствия"
Цель данного опроса выполнение ручной оценки соответствия требований по выбранному документу. В поле «Цели», указывается документ из модуля Требования с установленной галкой Оценка по конкретным активам. В рамках опроса участник должен произвести оценку по требованиям данного документа.

При выборе данного типа опроса форма будет дополнительно содержать следующие чек боксы:

«Скрыть оценку от участника опроса» - скрывает оценку от участника опроса.
При нажатии на кнопку "оценка" форма предлагает выбрать значение оценки.
Есть возможность оставлять заметки к каждому пункту документа, заметка отображается только внутри опроса.

Тип опроса "Согласование"
Предназначен для согласования карточки одного актива несколькими участниками. Согласование можно провести последовательно, в заданном порядке, или параллельно - всеми участниками одновременно.
Каждый участник принимает одно из двух решений: Согласовано или Не согласовано.

В интерфейсе модуля в блоке Список опросов отображается таблица созданных ранее опросов. Таблица имеет два вида отображения и фильтрацию по статусу опроса:

Дополнительно в интерфейсе присутствуют кнопки для создания опросов, кнопка Мои опросы, ведущая на реестр опросов где пользователь является учатсником, Заявки и Справка.

Таблица реестра опросов содержит следующие столбцы:

Для создания нового опроса требуется нажать кнопку «Создать новый опрос». Кнопка располагается в правом верхнем углу окна. 

Далее появляется форма создания опроса, в зависимости от типа опроса, форма содержит следующие общие поля:

        2. Название – имя опроса которое будет отображаться в списке опросов для его идентификации;

        3. Описание – универсальное поле для описания назначения создаваемого опроса;

        4. Участники – активы которым будет направлена ссылка на прохождение опроса,  добавлена задача на прохождение опроса и у которого в карточке актива в блоке "Участник опросов"  будет добавлен новый опрос;

        5. Срок – дата, до которой необходимо пройти опрос, после наступления даты в таблице Список опросов в столбце Срок дата помечается красным цветом;

        6. Ответственный – владелец опроса;

        7. Периодичность – частота и периодичность напоминания о прохождении опроса. Включите опцию и настройте расписание синхронизации. Используйте готовое расписание или для настройки своего расписания можно воспользоваться сервисом https://crontab.guru/

Также форма по-умолчанию содержит следующие чек боксы:

Для редактирования или просмотра опроса можно открыть карточку опроса. Она предназначена для просмотра информации об участниках опроса, прогрессе его прохождения, сбора статистики.

Каждая карточка интервью содержит управляющие кнопки:

Каждая карточка интервью содержит блок Информация по опросу отображающий настройки и статистику:

Данные опроса:

Метрика Количество участников – отображает общее количество участников опроса;

Блок Тип опроса - отображает назначение опроса;

Каждая карточка интервью содержит блок Участники – реестр участников опроса, на которых назначен опрос. Табличная часть содержит две ссылки:

В зависимости от типа опроса в карточку опроса добавляются блоки:

Интерфейс опроса содержит следующие элементы:

Тип опроса Согласование предназначен для согласования карточки одного актива несколькими участниками. Согласование можно провести последовательно, в заданном порядке, или параллельно - всеми участниками одновременно.
Каждый участник принимает одно из двух решений: Согласовано или Не согласовано. После завершения опроса SECURITM сохраняет общий результат и копию карточки актива, которую рассматривали участники.

Создать опрос можно одним из способов:
- в разделе Опросы нажмите Создать новый опрос и выберите тип Согласование;
- в карточке актива нажмите Создать опрос и выберите тип Согласование. В этом случае текущий актив будет автоматически указан в поле Цели.

Заполните параметры опроса:
1. Название - укажите название, по которому согласование можно найти в списке опросов.
2. Описание - укажите цель согласования и сведения, на которые участникам необходимо обратить внимание.
3. Тип цепочки
   - Последовательно (по очереди) - участники согласовывают актив в заданном порядке;
   - Параллельно (всем сразу) - опрос становится доступен всем участникам одновременно.
4. При отказе 
   - Остановить опрос - опрос немедленно завершается с результатом Не согласовано;
   - Продолжить опрос - остальные участники продолжают согласование. Опрос завершается после получения всех решений, но его итоговым результатом будет Не согласовано.
5. Цели - выберите один актив, карточку которого необходимо согласовать. Ограничений по типу актива нет. При выборе актива его владелец и администратор автоматически добавляются в список участников. Перед запуском проверьте состав участников и при необходимости измените его.
6. Участники  - добавьте согласующих, для последовательной цепочки расположите участников в нужном порядке с помощью перетаскивания. В параллельной цепочке порядок участников не влияет на доступность опроса.
7. Срок - укажите дату, до которой необходимо завершить согласование.
8. Ответственный - выберите пользователя, который будет управлять опросом и контролировать его прохождение.
9. Для завершения опроса нужно приложить файл - включите параметр, если участник должен приложить файл при прохождении опроса.
10. Файлы - рри необходимости приложите материалы, с которыми должны ознакомиться участники.
11. Периодичность напоминания о прохождении опроса -  выберите периодичность напоминаний или значение Не напоминать.

Чтобы сохранить опрос без запуска, нажмите Создать. Чтобы сохранить и сразу направить его участникам, нажмите Создать и запустить.

Как работает последовательное согласование

При последовательном согласовании SECURITM активирует участников по очереди:
1. Сначала пройти опрос может первый участник в цепочке.
2. После его ответа опрос становится доступен следующему участнику.
3. Приглашение со ссылкой на опрос направляется участнику после наступления его очереди.
4. До наступления своей очереди участник видит опрос в разделе Мои опросы в блоке Предстоящие опросы (ещё не активны). Для такого опроса отображаются статус Предстоит и действие Ожидает очереди. Принять решение на этом этапе нельзя.

Если участник удалён из запущенного опроса, последовательность автоматически пересчитывается.

Как работает параллельное согласование

При параллельном согласовании опрос и приглашение становятся доступны всем участникам одновременно. Каждый участник может принять решение независимо от остальных.
Порядок участников в списке не влияет на прохождение параллельного согласования.

Прохождение опроса участником

На странице прохождения участнику доступна копия карточки согласуемого актива в режиме просмотра, включая граф его связей.
Чтобы пройти опрос:
1. Проверьте данные в карточке актива и его связи.
2. При необходимости добавьте комментарий и приложите файл, если это требуется условиями опроса.
3. Нажмите Согласовано или Не согласовано.

После отправки решения изменить его самостоятельно нельзя. Пользователь с правами управления опросом может разрешить участнику переголосовать.

Результат согласования

Опрос завершается автоматически:
- Согласовано - все участники выбрали Согласовано;
- Не согласовано - хотя бы один участник выбрал Не согласовано.

Если для параметра При отказе выбрано Остановить опрос, первый отказ немедленно завершает опрос, а оставшиеся участники больше не могут его пройти.
Если выбрано Продолжить опрос, SECURITM ожидает решения остальных участников. Наличие хотя бы одного отказа сохраняет итоговый результат Не согласовано.

Согласуемая версия актива

При создании опроса SECURITM автоматически формирует копию целевого актива. Участники согласовывают эту копию, а не текущую карточку актива в реестре.
Изменения исходного актива, внесённые после создания опроса, не изменяют согласуемую копию. После завершения опроса она остаётся доступной из его карточки как Эталонная согласованная версия.
Важно: согласование не обновляет исходный актив и не переносит в него данные из сохранённой копии. Копия используется для фиксации состояния актива, которое было представлено участникам.

Управление участниками

Пользователь с правами управления опросом может:
- удалить участника; в последовательном режиме цепочка будет пересчитана;
- пропустить участника с обязательным указанием причины;
- разрешить ранее ответившему участнику переголосовать. После этого опрос снова становится доступен участнику и переходит в статус Начат.

В карточке опроса отображаются участники, их статусы согласования и даты прохождения. Для участников могут отображаться статусы Согласовано, Не согласовано, Ожидает ответа и Ещё не активен.

История согласования

В Истории действий исходного актива фиксируются:
- создание опроса-согласования со ссылкой на опрос;
- завершение согласования и его результат - Согласовано или Не согласовано.

В карточке завершённого опроса можно проверить:
- общий результат согласования;
- решения участников и даты их ответов;
- комментарии и приложенные файлы;
- сохранённую копию карточки актива.

Использование результата в RPA
Для обработки результата можно использовать RPA-триггер Пройден опрос. Для опроса типа Согласование в выходных данных доступны:
- decision - решение участника;
- result - итоговый статус опроса после его завершения.

Эти значения можно использовать в условиях сценария, например для запуска разных действий после результатов Согласовано и Не согласовано.

Ограничения и особенности
- В одном опросе можно согласовать только один актив.
- Согласование доступно для карточек активов. Другие сущности SECURITM в качестве цели этого типа опроса не используются.
- При последовательной цепочке участник не может ответить до наступления своей очереди.
- Изменения исходного актива не переносятся в сохранённую копию, а данные копии не переносятся обратно в исходный актив.
- При автоматическом завершении опроса после отказа отдельное уведомление создателю опроса не отправляется.

Модуль можно сконфигурировать используя кнопку "Настройки", открывающее модальное окно следующего содержания:

Для создания нового типа заявки требуется нажать кнопку «Создание типа заявки»  -  открывает форму заполнения свойств заявки "Создание типа заявки", которая содержит следующие поля: 

После чего в разделе "Заявки" появляются элементы:

Веб-интерфейс заявок для конечного пользователя (заявителя) содержит:

В таблице Созданные заявки заявитель может открыть карточку ранее поданной заявки (актива) в режиме просмотра, без возможности редактирования. Открывается урезанная карточка актива, в которой доступны только название, автор, дата создания и блок Заметки. В блоке Заметки заявитель может оставлять заметки и прикреплять к ним файлы - так заявитель и сотрудник, обрабатывающий заявку, ведут переписку по заявке, не выходя из портала заявок.

Для создания актива необходимо нажать на виджет, после чего появится форма создания актива с привычными полями для заполнения. Вновь созданный актив будет отображаться в реестре активов на верхней позиции.
Для возвращения пользователя в основной интерфейс сервиса необходимо в правом верхнем меню выбрать "Вернуться в приложение".