Управление задачами

Задачи являются универсальным инструментом который позволяет построить операционную работу службы информационной безопасности по управлению активами, рисками, внедрением и поддержанием защитных мер.

Модуль предназначен для создания, отслеживания, выполнения и контроля задач. Позволяет назначать ответственных исполнителей как внутри сервиса, так и за его пределами. Поддерживает настройку сроков выполнения, приоритетов и других параметров. Действия с задачами - создание, изменение, завершение, возвращение в работу, удаление, создание подписки на задачу.

Связанные задачи

Кроме создания самостоятельных задач сервис позволяет создавать задачи связанные с различными объектами в сервисе, например активами или защитными мерами, техническими уязвимостями, требованиями, опросами.
Создание связанной задачи осуществляется из карточки объекта или интерфейса соответствующего модуля. При создании связанной задачи исполнитель получает дополнительный контекст в виде описания актива, по которому необходимо выполнить работу или описания защитной меры.

Подзадачи и вложенность

Подзадачи можно вкладывать в подзадачи на несколько уровней - система поддерживает дерево произвольной формы до 8 уровней глубины. В карточке задачи в верхней части показана дерево задач ("хлебные крошки") от корневой задачи до текущей: указывается какое место занимает задача в общем дереве, и можно одним кликом перейти к любому из её родительских задач.

Создание подзадачи из раздела Список подзадач:

Откройте карточку задачи и перейдите к блоку Список подзадач;
Через кнопки Привязать добавьте связь с существующей задачей или через Создать с атрибутом создать отдельную задачу создайте новую подзадачу, требуется нажать Сохранить;
При необходимости включите опцию со связями, чтобы новая подзадача унаследовала связанные Активы и Защитные меры родительской задачи;
Сохраните карточку задачи. Подзадача будет прикреплена или создана автоматически.

Навигация по дереву задач:

Откройте карточку задачи, у которой есть родитель (подзадача любого уровня);
В верхней части карточки появится дерево: полоса с цепочкой задач, разделённых символом /: от корневой задачи слева до текущей справа.
Для открытия родительской задачи в цепочке кликните на её название, её карточка откроется поверх текущей.

Особенности

Цепочка предков учитывает права доступа: если в дереве есть задача, к которой у вас нет прав, цепочка обрывается на ближайшей недоступной родительской задаче.
Длинные названия задач в в дереве задач сокращаются до 30 символов. При наведении курсора на название всплывает подсказка с полным названием задачи.
У корневой родительской задачи дерево задач (хлебные крошки) не отображаются.
Для задач с максимальной глубиной вложенности (8-й уровень), опция создать отдельную задачу автоматически скрываются. Попытка создать подзадачу глубже приведёт к ошибке валидации Превышена максимальная глубина вложенности задач (8).
Задача не может быть подзадачей самой себя.
Родитель задачи указывается только в момент создания. Перенести существующую задачу в другую ветку дерева (сменить ей родителя) через карточку задачи нельзя.
В качестве родителя можно выбрать только задачу из текущей команды — задачи из других команд недоступны.

Регулярные задачи

Часть защитных мер необходимо выполнять вручную на регулярной основе (организационные периодические меры), например:

ежемесячная информационная рассылка по безопасности;
ежеквартальная проверка наличия и установка новых версий средств защиты;
ежегодная актуализация приказов о назначении ответственных;
и т.д.

Для того чтобы не пропустить и контролировать такие регулярные дела, сервис позволяет автоматически создавать регулярные задачи на базе защитных мер.
Регулярные задачи позволяют:

Автоматизировать процесс постановки задач;
Исключить деградацию системы защиты из-за того что не проводятся регулярные организационные мероприятия (забыты, проигнорированы или по иной причине);
Формировать контрольный след и отчётность, подтверждающие функционирование регулярных процессов.

Для создания регулярных задач существует специальный объект - шаблоны регулярных задач.
При создании шаблона указывается название задачи, инструкция, периодичность и ответственный. Шаблон может создаваться как в привязке к защитной мере так и самостоятельно. При создании шаблона привязанного к защитной мере часть полей заполняется автоматически.

Регулярные задачи создаются автоматически на базе шаблонов при условии что защитная мера к которой привязан шаблон внедрена и с момента ее внедрения или выполнения предыдущей регулярной задачи прошло необходимое время указанное при создании шаблона задачи.
Срок, выделяемый исполнителю на выполнение регулярной задачи связан с параметром Период защитной меры:

Для еженедельных защитных мер - 5 дней;
Для ежемесячных защитных мер - 14 дней;
Для ежеквартальных и ежегодных защитных мер - 1 месяц.

Если с момента внедрения защитной меры или выполнения предыдущей регулярной задачи по ней прошло времени меньше, чем установленная периодичность регулярной задачи, то новая регулярная задача не создаётся. Если задача не выполнена до момента создания следующей - задача считается просроченной и статус связанной защитной меры будет изменен на Поломка. Новой задачи создано не будет, создание задач будет возобновлено после завершения текущей.

Создавать шаблоны задач можно:

Из раздела Задачи (кнопка Шаблоны в верхнем меню)
Из карточки защитной меры из раздела Задачи
Из окна редактирования защитной меры, вкладка Задачи

Примечание
Регулярные задачи нужны там, где нет иного способа запустить процесс (триггера). К примеру для защитных мер, связанных с реагированием на события безопасности, поступающие от систем защиты (алерты по электронной почте от DLP системы об утечке информации, к примеру) создавать регулярные задачи не следует т.к. стартом для процесса является поступивший на электронную почту алерт от системы защиты. При этом можно создать регулярную задачу на ежеквартальный контроль эффективности (работоспособности) системы защиты или процесса реагирования на алерты.

Отложенные задачи

Иногда задачу нужно выполнить не в любое время до окончания ее срока, а в строго определенный временной интервал в будущем. Например:

отключить учетную запись пользователя, который увольняется через 10 дней;
удалить разрешающее правило на межсетевом экране, сделанное как исключение на одну неделю;
и т.д.

Такие задачи обычно заводятся в планировщик, календарь, устанавливается напоминание.
В сервисе можно настраивать такие задачи как отложенные.
Отложенные задачи не отвлекают вас в общем списке дел, а активируются и напоминают о себе за день или несколько дней до окончания установленного срока задачи.
Для того чтобы создать отложенную задачу нужно:

Установить срок для задачи
Задача без срока не может быть отложенной
Отметить галочку Отложенная задача
Указать количество дней до окончания срока за которое задача должна активироваться
Не обязательно, значение по умолчанию - 1 день.

Свойства задач

Задача обладает следующими свойствами и возможностями:

Название - обязательный параметр; идентификатор задачи, поиск по которому происходит в глобальном поиске;
Номер задачи - запись вида Task-XXX, не редактируется, поиск по данному параметру не осуществляется;
Автор - учетная запись, автор задачи; в случае когда задача формируется через RPA указывается "Создано СИСТЕМОЙ";
Дата и время создания
Срок - крайняя дата выполнения задачи (deadline), необязательный параметр, задача без срока помечается соответствующей надписью; по мере истечения срока задача получает статус "Просрочена" и помечается соответствующей иконкой (огонек).
Приоритет - по умолчанию: Средний
- Низкий
- Средний
- Высокий
- Критический
Ответственный - актив ответственный за выполнение задачи. Исполнителем может быть только один актив; Исполнителем задачи может выступать любой актив типа Люди, Юридические структуры, Группы а так же их подтипы. Такой подход позволяет более гибко управлять назначением задач. Например, задачу можно назначить не только на человека, но и на Роль (дочерний тип актива Люди), Организацию или Подразделение. Так же становится возможным назначение задач на лиц, не зарегистрированных в сервисе в качестве пользователей (при включении соответствующей настройки). Если исполнитель задачи не выбран то задача назначается на ее автора.
Описание - описание задачи, если задачи формируются из модуля Технические уязвимости в описание размещается информация об уязвимостях и их контексте и уязвимых объектах; при редактировании доступен блок форматирования текста;
Метки - теги для быстрого поиска задачи
Список подзадач - функционал для разделения задачи на список действий:
1. Список действий необходимых для достижения цели задачи;
2. Список отдельных подзадач, связанных с родительской задачей.
Файлы - функционал добавления файлов в различных форматах;
Комментарии
История действий - все действия с задачей в хронологическом порядке, указываются тип и содержание изменений, их автор, дата и время;
Колонка - помещает задачу в определенный столбец группировки Колонки, является выпадающим списком отображающим все созданные в команде колонки.
Управление подпиской - механизм отслеживания состояния задачи с уведомлениями о действиях с задачей, функционал позволяет подписаться самостоятельно или подписать другого пользователя сервиса;
Управляющие кнопки
1. Описание задачи
2. Комментарии - при добавлении комментария или ответе отправляется уведомление;
3. История действий
4. Завершить задачу - переводит задачу в статус Выполнено, постановщику задачи придет уведомление, задачу можно вернуть в работу в течении пяти календарных дней; при завершении задачи доступно соответствующее поле для ввода отчёта или иных комментариев о выполнении задачи, не обязательно для заполнения;
5. Отложить выполнение задачи
6. Удалить задачу
7. Изменить связи
Прогресс выполнения задачи - визуальное отображение готовности задачи, заполняется вручную или при выполнении подзадач;
Связи - функционал позволяет добавить и отобразить связи с различными объектами различных модулей - конкретными активами, защитными мерами, требованиями, рисками и др.
Дней в работе - счетчик календарных дней с момента постановки задачи.

Уведомления

Уведомления отправляются при создании задач ответственному, при изменении задачи ответственному и подписчику, при завершении задачи постановщику и подписчику;
Уведомление отправляется при любом изменении поля Срок исполнения (продление, сокращение, перенос). Получатели: исполнитель задачи, все подписанты (наблюдатели), автор задачи. Уведомление содержит: название задачи, ID задачи, старый срок → новый срок, кто изменил, текущий статус задачи, ссылка на задачу в SECURITM.

Колонки

Режим "Колонки" позволяет создавать произвольную доску задач с именованными колонками. В отличие от стандартных группировок, где задачи автоматически распределяются по полям - ответственным, меткам, срокам, статусам и другим признакам - в режиме "Колонки" пользователь сам определяет логические области работы.

Например, можно создать колонки "Новые", "В работе", "На проверке", "Готово" или использовать любую другую структуру, подходящую под процессы команды.

Назначение режима
Режим "Колонки" нужен для случаев, когда стандартных группировок недостаточно и требуется собственная логика организации задач.

С помощью этого режима можно:

создать произвольное количество колонок
задать каждой колонке собственное название
вручную распределять задачи между колонками
настраивать внешний вид каждой колонки отдельно
управлять порядком колонок и задач
работать с большим количеством задач без полной загрузки всей доски сразу

Функциональность не заменяет существующие группировки. Она добавляется как отдельный режим отображения и работает независимо от группировок по ответственным, меткам, связям, срокам и статусам.

Где находится режим "Колонки"
Режим "Колонки" доступен в списке группировок задач рядом с другими вариантами группировки.

После выбора этого режима задачи отображаются в виде пользовательских колонок. Если колонки ещё не созданы, пользователь может добавить их вручную.

Создание колонок
Пользователь может создать любое количество колонок.
Для каждой колонки задаётся произвольное название. Название может отражать этап процесса, тип работы, приоритет, команду или любую другую логику, удобную пользователю.
Примеры названий колонок:

"Новые"
"В работе"
"Ожидают ответа"
"На согласовании"
"Готово"
"Бэклог"
"Срочно"

Порядок колонок задаётся вручную. Колонки можно переставлять так, как удобно для работы.

Меню действий колонки
У каждой колонки есть меню действий, доступное через иконку "⋯"
Через меню действий можно управлять колонкой и выполнять операции над задачами внутри неё.
В меню могут быть доступны следующие действия:

изменить настройки колонки
изменить название колонки
переместить колонку
переместить все задачи из текущей колонки в другую
удалить колонку

Настройки колонки
Для каждой колонки настройки задаются отдельно. Это позволяет комбинировать разные способы отображения задач в рамках одной доски.

Отображение задач
В колонке можно выбрать способ отображения задач:

карточки - канбан-вид, при котором каждая задача отображается отдельной карточкой
строки таблицы - табличный вид, при котором задачи отображаются строками.

Например, одну колонку можно отображать карточками для удобного визуального контроля, а другую - строками таблицы, если в ней важно видеть больше задач одновременно.

Ширина колонки

Для колонки можно выбрать один из фиксированных вариантов ширины:

узкая
стандартная
широкая

Ширина выбирается отдельно для каждой колонки и помогает адаптировать доску под объём информации в задачах.

Перемещение задач
В режиме "Колонки" задачи можно перемещать вручную.
Поддерживаются два основных сценария:

перемещение задачи внутри одной колонки
перемещение задачи из одной колонки в другую

При перемещении внутри колонки меняется порядок задач. При перемещении между колонками задача переносится в выбранную логическую область.

Также через меню действий колонки можно переместить сразу все задачи из одной колонки в другую. Это удобно, если нужно быстро освободить колонку, объединить этапы или изменить структуру доски.

Дополнительные параметры
Не показывать метки - установка параметра скрывает метки для задач в колонке;

Авто-сортировка по приоритету - установка параметра включает сортировку задач согласно приоритету задачи от более высокого приоритета к более низкому;

Псевдоколонка "Без колонки"
После появления режима "Колонки" в системе могут быть задачи, которые были созданы раньше и ещё не привязаны ни к одной колонке.
Она используется как временная область для нераспределённых задач.

Колонка по умолчанию для новых задач
В настройках режима "Колонки" можно указать, в какую колонку будут автоматически попадать новые задачи.
Это позволяет не выбирать колонку вручную при создании каждой новой задачи.
Например, можно настроить, чтобы все новые задачи сначала попадали в колонку "Новые" или "Бэклог", а затем распределялись пользователями вручную.

Типовой сценарий работы
Пользователь открывает модуль задач, применяет нужные фильтры и выбирает группировку "Колонки". Затем он создаёт колонки, например "Новые", "В работе", "На проверке"и "Готово".
После этого задачи можно распределять между колонками перетаскиванием. Новые задачи автоматически попадают в колонку, выбранную по умолчанию. Если на доске есть старые задачи без колонки, они временно отображаются в области «Без колонки» до распределения по настоящим колонкам.

Таким образом, режим «Колонки» позволяет организовать собственную доску задач без изменения существующих группировок и привычной логики работы с задачами.

Интерфейс модуля

Графическое отображение интерфейса

Кнопка "Вид":
- Чекбокс "метрики" - включает/отключает отображение метрик задач;
- Варианты отображения: размещает задачи по блокам в горизонтальном или вертикальном порядке для прокрутки.
Кнопка "Экспорт": Экспорт задач в различные форматы (CSV, XLS, JSON, XML).

Группировка задач
Отображение и сортировка задач в следующих контекстах (группировках) с возможностью фильтрации по Метке, Ответственному, Автору и Статусу:

Люди (По исполнителям);
По подразделениям;
По статусу:
- Просрочено;
- Запланировано;
- Без срока;
- Отложено;
- Завершено.
По связям;
По меткам;
Сроки;
Таблица - табличный вид задач, позволяет выбрать несколько задач для массовых операций.

Фильтры
В правой части блока с задачами добавлена панель фильтров в интерфейсе любого модуля с блоком задачи, состав фильтров:

Ответственный - множественный выбор, отображение по конкретным исполнителям;
Автор - множественный выбор, отображение по конкретным авторам;
Метки - множественный выбор, отображение по конкретным меткам;
Мои задачи
- Делаю - отображает задачи, в которых текущий пользователь является исполнителем, в том числе косвенно - когда он входит в указанные ответственным группы или роли.
- Поручил - отображает задачи, в которых текущий пользователь является автором (постановщиком).
- Ответственный - отображает задачи, в которых текущий пользователь является ответственным исполнителем.
Приоритет - фильтрация задач согласно приоритету
- Критический
- Высокий
- Средний
- Низкий
Задачи из интеграций
- Импортированные
- Экспортированные

Метрики
Дашборды в интерфейсе модуля отображают следующие данные:

Активные задачи - счетчик, количество активных задач, находящихся не в статусе Завершено;
Задачи - поля диаграммы является ссылкой на изменение отображения по соответствующей группировке;
Подразделения - поля диаграммы является ссылкой на изменение отображения по соответствующей группировке; подразделения отображают топ пять подразделений по количеству задач;
Ответственные - топ пять исполнителей по количеству задач, работает как фильтр для всех типов отображений кроме Таблица и Колонки;
Инициаторы - топ пять постановщиков задач по количеству задач, работает как фильтр для всех типов отображений кроме Таблица и Колонки;
Среднее время выполнения задачи;
Долгие задачи - топ пять задач по продолжительности нахождения не в статусе Завершено;
Скорость закрытия - топ пять исполнителей по продолжительности нахождения задач не в статусе Завершено; статистика считается по задачам, завершенным в текущем месяце. Значение рассчитывается из даты создания/активации задачи и даты ее завершения.

Кнопка Архив задач переключает режим отображения в Таблица с установленным фильтром по статусу и отображает список задач со статусом Завершено.

Функционал удаления задачиполностью удаляет задачу без возможности восстановления.

Шаблоны регулярных задач

Шаблоны предназначены для создания регулярных задач по расписанию. Поля формы шаблона:

Название - название задачи;
Периодичность - позволяет установить расписание создания задачи;
Создать заявку в Jira - позволяет отправлять задачи в Jira после их создания (требует настроенной интеграции);
Ответственный - указать исполнителя задачи;
Инструкция - описание по выполнению задачи;
Связанная защитная мера - мера, в отношении которой поставлена задача;
Список подзадач - добавить связанные дочерние задачи.

Переключатели:

Включено/Отключено - управление выполнением шаблона задач;
Контрольная задача - поставить задачу на контроль ответственному.

Настройки модуля Задачи

Помимо системных атрибутов (свойств задачи), в карточку задачи можно вывести дополнительные (кастомные, пользовательские) поля. Поля создаются глобальным администратором на вкладке Кастомные поля раздела Глобальные настройки: задаются название, описание, идентификатор (slug), тип поля (строка, число, дата, набор значений, флаг, связь с защитными мерами, областями или активами) и флаг Обязательно для заполнения. Для типа Набор значений доступен параметр Валидация с флажком Отключить добавление новых значений.

Для отображения дополнительных полей в задачах, необходимо их указать в настройках модуля Задачи в поле-мультиселекте Дополнительные поля для задач. После этого поля отображаются и заполняются в карточках задач; обязательные поля проверяются при сохранении задачи.

Настройка отображения Группировка Колонки позволяет отображать задачи в видеKanban‑доски и обладает следующими парамерами:

Скрыть Без колонки - параметр не отображает задачи для которых не задана колонка по умолчанию, неотсортированные задачи по умолчанию попадают в колонку Без колонки;
Не показывать метки в Без колонки - скрывает отображение меток в задачах без колонки;
Расположение Без колонки - настройка отображения:
- Всегда первая
- Всегда последняя
Колонка для новых задач - указывает колонку по умолчанию в которую будут помещаться все новые задачи.

Форма настроек содержит следующие переключатели:

Отключить тайм-трекер - отключает контроль времени выполнения задач. Поле "Затраченное время" в реестре завершенных задач будет пустым. При завершении задачи не будет отображаться поля ввода потраченного времени;
Отключить процент выполнения - скрывает прогресс-бар выполнения в карточке задачи;
Отключить вывод срока для задач - скрывает отображение предполагаемого срока выполнения задачи:
Не показывать задачи по опросам - скрывает задачи, связанные с опросами, поставленные на участника опроса;
Отправка задач - позволяет отправлять задачи ответственным, не имеющим учетную запись в текущей команде сервиса;
Скрыть столбцы без задач - скрывает блоки (столбцы) с ответственными, у которых нет активных задач;
Количество дней на возврат задачи в работу - после закрытия задачи Ответственным она будет доступна к возвращению в работу заданное количество дней.

Экспорт задач

Экспорт задач позволяет выгрузить список задач по предустановленным или частным фильтрам. Поля формы:

Формат - формат экспортируемого файла со списком задач:
- XLS
- CSV
- XML
- JSON
Дата создания - фильтр на период создания задачи с полями Дата от и Дата до
Дата завершения - фильтр на период завершения задачи с полями Дата от и Дата до
Статус - фильтр по статусу:
- Все
- Завершенные
- Активные
кнопка Выгрузить по фильтрам - выгружает задачи согласно фильтрам выше;
Выгрузить завершенные - кнопки для выгрузки по заданным периодам:
- за последние 7 дней
- за последние 30 дней
Выгрузить активные - кнопка для выгрузки по заданным параметрам:
- Выгрузить

Файл экспорта содержит поля:

Название
Описание
Срок
Приоритет
Прогресс
Метки
Дата создания
Завершена
Дата завершения
Затрачено времени
Комментарий
Автор
Ответственный
В избранном
Связи
Подзадачи

Кнопка Справка открывает раздел документации по управлению задачами.

Задачи, импортированные из другой команды или экспортированные в нее (при интеграции команд), помечаются специальными иконками в виде базы данных со стрелкой, зеленого и красного цвета. В представлениях с группировкой Люди, Подразделения и Таблица иконка выводится первой в ряду меток задачи; при наведении показывается подсказка с направлением обмена (импорт или экспорт) и названиями связанных команд (если их несколько - через запятую). В карточке задачи пометка отображается в верхней части в виде текстовой надписи с иконкой.

Мы используем cookie-файлы, чтобы получить статистику, которая помогает нам улучшить сервис для вас с целью персонализации сервисов и предложений. Вы может прочитать подробнее о cookie-файлах или изменить настройки браузера. Продолжая пользоваться сайтом, вы даёте согласие на использование ваших cookie-файлов и соглашаетесь с Политикой обработки персональных данных.